GDPR - IGA Icaruz

INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

IGATECH s.r.o. si vás tímto dovoluje informovat o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů, včetně rozsahu vašich práv, jakožto subjektů údajů, souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“).

1. KDO JE SPRÁVCEM VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Správcem osobních údajů je společnost IGATECH s.r.o., se sídlem Elgartova 497/12, 614 00 Brno, IČO: 05663784, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C., vložka 97248, (dále též „my“ nebo „IGATECH“).

2. JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME, V JAKÉM ROZSAHU A PRO JAKÉ ÚČELY?

2.1 Zákazníci, dodavatelé, obchodní partneři

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat pro následující účely:

a) Zpracování pro účely uzavření a plnění smlouvy

Pro účely uzavření a plnění smlouvy zpracováváme zejména následující kategorie vašich osobních
údajů:

• identifikační údaje, jako jsou jméno, příjmení, datum narození;

• kontaktní údaje, včetně čísla telefonu a e-mailové adresy a adresy vašeho pracoviště, popřípadě vaší organizace, v jejímž zastoupení jednáte;

• jiné osobní údaje a dokumenty vzniklé v rámci vyjednávání o smlouvách, které s námi uzavíráte a jejich plnění.

Tyto údaje zpracováváme zejména za účelem uzavření a plnění smlouvy o dodávkách zboží či služeb, a dále také za účelem zajištění s tím spojené komunikace. Poskytnutí a zpracování vašich osobních údajů je nezbytné pro uzavření smlouvy a její následné plnění dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

b) Zpracování na základě našich zákonných povinností

Některá zpracování vašich osobních údajů nám ukládá zákon. Např. účetní a daňové doklady mohou též obsahovat některé osobní údaje (např. vaše jméno a příjmení, typ dodaného zboží či služby). Tyto doklady uchováváme pouze pro účely splnění povinností stanovených příslušnými účetními a daňovými právními předpisy, po dobu uloženou těmito předpisy. Toto zpracování je nezbytné pro plnění našich právních povinností dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

c) Zpracování na základě oprávněného zájmu

Některé osobní údaje zpracováváme pro účely našich oprávněných zájmů k obhajobě právních nároků a za účelem ochranu našeho majetku. Jedná se zejména o vaše identifikační údaje, údaje týkající se dodaného zboží či služeb a údaje týkající se administrace smlouvy, nebo jiné osobní údaje nezbytné pro výše uvedené účely. Toto zpracování je založeno na našem oprávněném zájmu dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

d) Marketing

Jste-li naším zákazníkem, můžeme vaše osobní údaje, zejména kontaktní údaje a údaje o vašem případném zájmu o naše další zboží či služby, zpracovávat pro účely našich marketingových kampaní, např. pro zasílání individuálních nabídek námi dodávaného zboží či služeb, pokud jste s takovým zpracováním vašich osobních údajů nevyjádřili nesouhlas. Toto zpracování osobních údajů je naším oprávněným zájmem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Toto zpracování a zasílání obchodních sdělení ale můžete kdykoliv odmítnout prostřednictvím naší kontaktní e-mailové adresy viz níže nebo způsobem popsaným v každém obchodním sdělení. V ostatních případech můžeme osobní údaje zpracovávat pro účely marketingu, pokud jste nám k takovému zpracování dali svůj výslovný souhlas dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

2.2 Uchazeči o zaměstnání

Ucházíte-li se o zaměstnání v naší společnosti, zpracováváme osobní údaje, které nám k tomu poskytnete pro posouzení, jestli vaše zkušenosti odpovídají pozici, na kterou se hlásíte. Jedná se zejména o údaje týkající se vaší odborné kvalifikace, včetně vašeho životopisu, kopií vysvědčení a našich poznámek. Pro účely zajištění naší komunikace, včetně případného naplánování osobní schůzky, zpracováváme dále vaše kontaktní údaje. Toto zpracování je založeno na našem oprávněném zájmu dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR a je dále nezbytné pro naše předsmluvní jednání dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Osobní údaje uchazečů mohou být zpracovány po skončení výběrového řízení za účelem další nabídky zaměstnání, pouze pokud k tomu uchazeč poskytne souhlas dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

2.3 Zaměstnanci

Osobní údaje získáváme především přímo od vás. Dále můžeme osobní údaje získávat od třetích stran, jako jsou státní orgány, personální agentury, poskytovatelé informací nebo služeb nebo z veřejně dostupných záznamů apod. Dbáme na to, abychom nezpracovávali osobní údaje, které nejsou nezbytné pro daný účel zpracování.

Vaše osobní údaje zpracováváme pro následující účely a v níže vymezeném rozsahu:

(a) Pro účely vedení personálně-mzdové, účetní a daňové agendy zpracováváme vaše základní osobní údaje, tedy zejména jméno, příjmení titul, datum a místo narození, dále pak vaše kontaktní údaje (např. poštovní adresu, e-mailovou adresu a telefonní číslo) a finanční informace (například číslo účtu a informace o rodinných příslušnících v případě, že je potřeba stanovit odvody), údaj o zdravotní pojišťovně, pracovní způsobilosti, informace, které se týkají vaší práce pro nás včetně vašich pracovních výsledků, údaje o vzniku a zániku pracovní neschopnosti, údaje o docházce atd. Dále zpracováváme smlouvy a dohody, které jste s námi uzavřeli. Toto zpracování probíhá na základě plnění našich zákonných povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) a plnění smlouvy, kterou jsme s vámi uzavřeli (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).

(b) Pro účely zlepšení našich vnitřních procesů a interní a externí komunikace zpracováváme vaše základní informace, jako např., kontaktní údaje a životopis a profilovou fotografii, případně fotografie a zvukové a obrazové záznamy vaší osoby pořízené na firemních akcích. Tyto údaje zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu na efektivní organizaci a chodu společnosti (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

3. PROBÍHÁ AUTOMATICKÉ ZPRACOVÁNÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Osobní údaje, k jejichž zpracování jsme oprávněni, nebudou použity k rozhodování čistě na bázi automatizovaného zpracování, ani profilování.

4. S KÝM SDÍLÍME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

Vaše osobní údaje můžeme sdílet s některými důvěryhodnými třetími stranami, jež rovněž poskytují dostatečné a věrohodné záruky o zabezpečení ochrany vašich osobních údajů. Jedná se především o:

(a) naše profesionální poradce, auditory a účetní;

(b) dodavatele, kteří nám poskytují určité služby jako je telefonní a internetové připojení a další IT služby, atd.;

Dále mohou být vaše osobní údaje za určitých podmínek zpřístupněny státním orgánům, soudům a správním orgánům apod., v rámci výkonu jejich zákonných pravomocí) nebo je můžeme přímo poskytnout jiným subjektům v rozsahu stanoveném zvláštním zákonem.
Osobní údaje mohou být předávány ke zpracování v rámci Evropské unie, resp. Evropského hospodářského prostoru (např. našim dodavatelům sídlícím v jiných státech EHP). K předávání osobních údajů i do zemí mimo Evropskou unii, resp. Evropský hospodářský prostor nedochází.

5. JAKÝM ZPŮSOBEM ZAJIŠTUJEME OCHRANU VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Uplatňujeme opatření nezbytná k bezpečnému uchování informací v elektronické nebo fyzické podobě, a k zabránění neoprávněnému přístupu, změnám či zveřejnění informací. Naše zabezpečení informací je podporováno řadou bezpečnostních standardů, procesů a postupů. Informace ukládáme v prostorách s omezeným přístupem nebo v elektronických databázích vyžadujících přihlašovací údaje a hesla. Požadujeme, aby poskytovatelé našich datových úložišť a jiní zpracovatelé splňovali příslušné standardy průmyslového zabezpečení. Všichni partneři, zaměstnanci a poskytovatelé služeb, kteří mají přístup k důvěrným informacím, podléhají povinnosti mlčenlivosti.

6. PO JAKOU DOBU UCHOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

Osobní údaje uchováváme jen po dobu nezbytnou pro naplnění stanoveného účelu. Pro účely plnění smluv zpracováváme osobní údaje po dobu trvání příslušné smlouvy, po ukončení smluvního vztahu po dobu nezbytně nutnou a vyžadovanou právními předpisy (zejména po dobu stanovenou daňovými nebo dalšími právními předpisy) nebo po dobu trvání našeho oprávněného zájmu. Například u zaměstnanců jsou mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění archivovány po dobu 30 let. V případě, že se u nás ucházíte o zaměstnání, zpracováváme vaše osobní údaje pouze do ukončení výběrového řízení, u úspěšných kandidátů pak i déle pro účely plnění našich zákonných povinností a společné pracovní smlouvy. U zpracování, které je založené na souhlasu, zpracováváme vaše osobní údaje jen po dobu nezbytnou ve vztahu k zamýšlenému účelu, nejdéle však do odvolání souhlasu. V případě ukončení pracovního poměru zaměstnance může být po omezenou dobu aktivní jeho firemní e-mailová adresa spolu s automatickým oznámením o odchodu tohoto zaměstnance a kontaktními údaji zaměstnance, který převzal jeho pracovní agendu.

7. JAKÁ PRÁVA MÁTE V SOUVISLOSTI SE ZPRACOVÁNÍM VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Ve vztahu k vašim osobním údajům, které zpracováváme, máte následující práva vyplývající z příslušných právních předpisů (zejm. článků 15 až 21 GDPR):

(a) Právo na přístup k údajům: Máte právo dotázat se, zda zpracováváme vaše osobní údaje, a pokud ano, vyžádat si přístup k těmto údajům. Dále máte právo též na zpřístupnění informací týkajících se mimo jiné toho, za jakým účelem a po jakou dobu vaše osobní údaje zpracováváme, které konkrétní údaje máme k dispozici a komu jsme umožnili přístup k těmto údajům. Tato práva na přístup k údajům mohou být nicméně omezena s ohledem na zájmy jiných fyzických osob.

(b) Právo na opravu údajů: Na základě vaší žádosti máme povinnost opravit nepřesné osobní údaje nebo doplnit osobní údaje, které jsou neúplné.

(c) Právo na výmaz údajů (právo být zapomenut): Za podmínek uvedených v GDPR jsme povinni na vaši žádost údaje vymazat, a to např. v případě, že tyto údaje již nejsou potřebné k dosažení účelu, pro který byly shromážděny, v případě, že jste uplatnili námitky proti dalšímu zpracování osobních údajů, nebo vaše osobní údaje byly zpracovávány v rozporu se zákonem.

(d) Právo na omezení zpracování: Za podmínek uvedených v GDPR (např. je-li zpochybněna správnost osobních údajů nebo osobní údaje byly nezákonně zpracovávány) jsme povinni na vaši žádost omezit zpracování určitých osobních údajů, které se vás týkají. V takových případech můžeme tyto údaje používat pouze pro určité omezené účely tak, jak stanoví GDPR, popř. další právní předpisy.

(e) Právo na přenositelnost údajů: Za podmínek uvedených v GDPR a v rozsahu našich technických možností máte právo vyžádat si své osobní údaje, ke kterým máme přístup, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a takové údaje zaslat jinému subjektu.

(f) Právo na vznesení námitky: Za splnění zákonných požadavků (viz článek 21 GDPR) máte právo vznést námitku proti zpracování svých údajů, pokud jsou zpracovávány za účelem našich oprávněných zájmů nebo oprávněných zájmů jiné osoby.

(g) Právo odvolat souhlas: Je-li zpracování osobních údajů prováděno na základě vašeho souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoli odvolat, a to prostřednictvím zprávy na naše kontaktní adresy dle čl. 8 níže. Tím však není dotčena zákonnost zpracování provedeného před odvoláním souhlasu. Pokud nejste spokojeni se způsobem, jakým vaše osobní údaje zpracováváme, máte rovněž právo podat stížnost příslušnému dozorovému úřadu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel.: 234 665 111, Email: posta@uoou.cz, www:https://www.uoou.cz

8. KDE NÁS MŮŽETE KONTAKTOVAT?

Svá práva můžete uplatnit a své dotazy nebo připomínky nám můžete sdělit e-mailem na adrese icaruz@igatech.cz nebo písemně na korespondenční adrese IGATECH s.r.o., Elgartova 497/12, 614 00 Brno

V Brně 1.1.2021